De salesdirecteur vraagt om toegang tot GripIQ. Hij wil zien welke concurrent in de AI-antwoorden opduikt voor hij een offerte verstuurt. U wilt hem die toegang geven, maar niet het risico dat hij of een collega per ongeluk alle Prompts van het project verwijdert. Dat is precies de vraag waar rollen en rechten in GripIQ een antwoord op geven. De functie wordt weinig gebruikt, omdat ze op één tabblad onder Instellingen woont.

Rollen en rechten: wat een rol bepaalt

Elke pagina van een project is zichtbaar voor elk teamlid. De rol bepaalt wat iemand mag wijzigen, uitgeven of exporteren. U kent drie rollen:

  • Teambeheerder: mag alles in het project en beheert ook het team, de koppelingen met uw eigen accounts en de Brands, websites en socialkanalen die het project volgt.
  • Teamlid: mag bijna alles in het project, maar niet het team beheren, geen koppelingen leggen en de gevolgde Brands niet wijzigen.
  • Bijdrager: een beperkte rol, bedoeld voor wie meekijkt en soms iets bijdraagt.

Een nieuwe collega die u uitnodigt, start als Teamlid. De rol Bijdrager krijgt niemand automatisch: een Teambeheerder kent ze bewust toe. Er is geen rol zonder enig schrijfrecht, dus een Bijdrager is de strengste keuze die u hebt.

Wat een Bijdrager wel en niet kan

Een Bijdrager kan nog steeds:

  • Prompts toevoegen, bewerken en verwijderen, telkens één tegelijk;
  • Keywords toevoegen en verwijderen;
  • bestaande tags aan Prompts en Keywords koppelen;
  • bij een Insight aangeven of die Nuttig of Niet nuttig is;
  • de chatassistent gebruiken.

Een Bijdrager kan niet:

  • Prompts of Keywords in bulk verwijderen;
  • tags aanmaken of beheren;
  • AI-suggesties genereren;
  • gegevens exporteren;
  • de status van een Insight wijzigen (Toepassen, Inplannen, Uitstellen, Afkeuren);
  • een ontdekte Brand als concurrent gaan volgen.

Een Bijdrager is dus geen leesrol. Een collega met deze rol kan nog altijd een Prompt aanpassen, één rij tegelijk. Wat hij niet kan, is wat in één klik het hele project raakt, wat uw abonnement belast (zoals AI-suggesties laten genereren) of wat voor het hele team als gedeelde stand van zaken telt, zoals de status van een Insight. Voor sales en directie is dat meestal de juiste grens.

Wilt u dat iemand helemaal niets wijzigt? Dan bestaat die rol voor klanten niet. Maak er in uw team geen afspraak over die de software niet afdwingt.

Waar u de rollen beheert

Een Teambeheerder vindt onder Instellingen het tabblad Teamleden. Daar kan hij:

  • collega's per e-mail uitnodigen, tot een maximum per keer;
  • de rol van een teamlid wijzigen;
  • een teamlid uit het project verwijderen. Het account en de andere projecten van die persoon blijven ongewijzigd.

Het aantal mensen dat u kunt uitnodigen, hangt af van uw abonnement. Uw eigen rol of lidmaatschap kunt u niet wijzigen, zodat een project nooit zonder beheerder valt.

Eén eigenschap verrast: een rol geldt voor elk project waar iemand lid van is, niet alleen voor het huidige. De app zegt dat ook naast de rolkeuze. Is een collega lid van twee projecten, dan heeft hij in beide dezelfde rol. Zit hij ook in een project waar u zelf geen lid van bent, dan kunt u zijn rol niet wijzigen.

Een voorbeeld: de salesdirecteur

Stel dat u de salesdirecteur en een business developer wilt laten meekijken. U opent Instellingen en het tabblad Teamleden en nodigt beiden per e-mail uit. Ze starten als Teamlid.

Wilt u hun bewegingsruimte beperken, dan wijzigt u hun rol in Bijdrager. Vanaf dan verdwijnen de bulkacties, het tagbeheer, het genereren van AI-suggesties, het exporteren en het wijzigen van de status van een Insight. De salesdirecteur blijft de Prompts, de Keywords en de Insights zien. Hij kan een Insight nog altijd als Nuttig of Niet nuttig markeren. Zo laat sales weten welke aanbevelingen in de praktijk bruikbaar zijn, zonder dat de status van een Insight voor het hele team verandert.

Controleer ook eens wie nu Teambeheerder is. Die rol hoeft niet bij iedereen te horen die vroeger is uitgenodigd.

Waarom dit telt voor sales

Het probleem dat deze rollen oplossen, is een vertrouwensprobleem. Zolang elke uitnodiging bijna volledige rechten gaf, nodigde u alleen mensen uit die u volledig vertrouwde met het project. Nu kunt u de kring ruimer trekken.

Salesteams staan dichter bij de koper dan marketing. Ze horen welke vragen kopers stellen en welke leveranciers ze noemen. Staat dat team in GripIQ, dan kan het zelf controleren welke Prompts bij de praktijk passen. Lees ook Leadgeneratie begint vóór het eerste contact over wat er gebeurt voor een lead u ooit belt. En wilt u weten hoe u Prompts opstelt vanuit de koper, lees dan Zo stelt u prompts op zoals een koper een leverancier zoekt.

Wat u nu kunt doen

  • Open het tabblad Teamleden en controleer wie welke rol heeft.
  • Nodig de collega's uit die nu via een doorgestuurde mail of een gedeeld scherm meekijken, en geef hen de rol die bij hun taak past.
  • Spreek af dat alleen een Teambeheerder de rol Bijdrager toekent, en leg vast voor wie.

Open GripIQ en ga naar Instellingen, tabblad Teamleden.